仕事でのメール利用。

例えば・・・

・質問事項に対しての回答
・見積書を作成し、PDFにして送信する
・印刷物の提案資料を添付し送る
・印刷物のデザイン案をPDF化して送る
・印刷物の修正内容を受取り社内の業務を手配する
・ホームページデザイン案をjpgデータで確認してもらう
・作成したホームページの仮URLを送信してネット上で確認して頂く
・ホームページのメールフォームの送受信チェック

などがそうです。
これを見ると分かるように、印刷物のデザインやホームページデザインの
業務のほとんどがメールで対応することが多いです。
（だから一日がメール対応で終わる日もあるんです・・・）

特にPDFファイルが便利に使われるようになったおかげで
かなり便利になりました。

ただ気をつけることは、便利だからと言って最初の最後までメールを利用する
ことは避けることです。

メールでの文章は、言葉と違い感情がうまく伝わりません。どちらかというと表現が
ストレートに伝わるので時に言葉でのコミュニケーションより心が痛むフレーズがあったり
怒っているかのように伝わってしまう事があります。

だから決定すべき内容の時は電話かお会いすることが大切。

結論を出したいことをメールで行っていると、なかなか話が決まらないことを体験して
いる方が多いのでは？（ずっと文末に？が続いたり・・・もうっ！）
また、打ち合わせや会議もテレビ電話などでも出来ますが、何だかコミュニケーションが
とれなく、良い質問が浮かばない事が私には多いです。

だからといって、「私はメールを利用した対応は人として間違っていると思う！」と極端に
片寄った思考での対応も問題ですよね・・・最近はお客様もこのようなメールの便利さを
理解してきました。例えばチラシの校正を必ずプリントして届けようとする印刷営業マン
さんがいます。丁寧な対応をしようとする気持ちは良く分かります。

しかし、お客様はそういた時間をメールで自分のタイミングが良い時に、確認したい人も
多いです。だからそういった「空気」をちゃんと読んで対応しなければ、親切な気持が逆に
煩わしく思われることもあるんです。

そうそう！あと最近思う失礼なメールのこと！

メールのやり取りって返信（Re:）を繰り返しやり取りしますよね？
例えば件名が「見積もりの件」なんて場合、そのことについて返信で何回かやり取りをします。

そして数ヶ月後に件名が、「Re:Re見積もりの件」で届いたメールが・・・
しかし内容は見積もりに関する内容とは違った別件のコメントが書いてありました。
ようするに、アドレスを入力もしくは探すことが面倒で、以前届いたメールをただ返信して
別の要件を送ったということが目に見えます。

これってあまり嬉しくないですよね？気をつけましょう！

※とはいえ、今後の仕事における課題は、メール文章やメール対応で人間的な親切さや
人間性をどのように伝えることができるか？だと思考中です。